Hướng dẫn các thao tác cơ bản cho người mới dùng Microsoft Access

Microsoft Access là một chương trình tạo cơ sở dữ liệu cho phép mọi người dễ dàng duy trì và chỉnh sửa. Nó phù hợp với mọi thứ, từ các dự án nhỏ đến các doanh nghiệp lớn và là một chương trình rất trực quan. Điều này làm cho Microsoft Access tuyệt vời để thực hiện nhập dữ liệu, vì người dùng không cần phải làm việc với các bảng và bảng tính. Nếu gặp khó khăn trong việc sử dụng, hãy xem hướng dẫn các thao tác cơ bản trên Microsoft Access dưới đây.

Tạo database mới

Bước 1: Nhấp vào tab File và chọn New

Database là thứ sẽ chứa tất cả dữ liệu ở các dạng khác nhau. Người dùng có thể chọn tạo database trống, database web trống hoặc chọn từ nhiều template khác nhau.

Database trống là cơ sở dữ liệu Access tiêu chuẩn và tốt cho việc sử dụng cục bộ. Tạo một database trống cũng sẽ tạo một bảng.

Database web được thiết kế để tương thích với các công cụ xuất bản web của Access. Tạo một cơ sở dữ liệu trống cũng sẽ tạo một bảng.

Template là database được xây dựng trước được thiết kế cho nhiều mục đích sử dụng. Chọn một mẫu nếu không muốn mất nhiều thời gian để ghép cấu trúc database lại với nhau.

Bước 2: Đặt tên cho database

Sau khi đã chọn một loại cơ sở dữ liệu, hãy đặt tên phản ánh mục đích của nó. Điều này sẽ đặc biệt hữu ích nếu mọi người sắp làm việc với một số database khác nhau. Nhập tên tệp database vào hộp File Name. Chọn Create để tạo database mới.

Thêm data vào database

Bước 1: Xác định cấu trúc tốt nhất cho data của mình

Nếu đang tạo một database trống, mọi người sẽ cần nghĩ về cách tốt nhất để tổ chức data và thêm cấu trúc thích hợp. Có một số cách để định dạng và tương tác với dữ liệu của mình trong Access:

Table (Bảng): Đây là cách chính để dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Bảng có thể được so sánh với bảng tính trong Excel với dữ liệu được sắp xếp theo hàng và cột. Do đó, nhập dữ liệu từ Excel và các chương trình bảng tính khác là một quá trình tương đối đơn giản.

Form (Biểu mẫu): Biểu mẫu là cách dữ liệu được thêm vào cơ sở dữ liệu. Mặc dù có thể nhập data vào database trực tiếp vào các bảng, nhưng việc sử dụng biểu mẫu cho phép nhập dữ liệu nhanh hơn và trực quan hơn.

Report (Báo cáo): Các báo cáo này tóm tắt và hiển thị data trong database. Báo cáo dùng để phân tích dữ liệu và trả lại câu trả lời cho các câu hỏi cụ thể, chẳng hạn như lợi nhuận đã tạo ra là bao nhiêu hoặc vị trí của khách hàng. Chúng thường được thiết kế để in ra.

Query (Truy vấn): Đây là cách truy xuất và lọc dữ liệu. Người dùng có thể sử dụng truy vấn để hiển thị các mục nhập cụ thể từ nhiều bảng hoặc tạo và cập nhật dữ liệu.

Bước 2: Tạo bảng đầu tiên

Nếu đang bắt đầu một database trống, Access sẽ tự động bắt đầu với một bảng trống. Mọi người có thể bắt đầu nhập dữ liệu của mình vào bảng này, bằng tay hoặc bằng cách sao chép và dán từ một nguồn khác.

Mỗi phần dữ liệu phải được cung cấp cột (trường) riêng, trong khi mỗi bản ghi phải là một hàng riêng biệt.

Ví dụ: mỗi hàng sẽ là một khách hàng trong khi mỗi trường sẽ là một phần thông tin khác nhau về khách hàng đó (tên, họ, địa chỉ email, số điện thoại,...).

Mọi người có thể đổi tên nhãn cột để dễ dàng phân biệt trường nào là gì bằng cách bấm đúp vào tiêu đề cột.

Bước 3: Nhập data từ một nguồn khác

Nếu muốn nhập từ một tệp hoặc vị trí được hỗ trợ, người dùng có thể đặt Access để lấy thông tin và thêm thông tin đó vào database của mình. Điều này rất hữu ích để lấy dữ liệu khỏi máy chủ web hoặc một số tài nguyên được chia sẻ khác.

• Nhấp vào tab External Data.
• Chọn loại tệp mà mình đang nhập. Trong phần Import and Link, mọi người sẽ thấy một số tùy chọn cho các loại dữ liệu. Mọi người có thể nhấp vào nút More để xem thêm tùy chọn. ODBC là viết tắt của Open Database Connectivity, và bao gồm các database như SQL.
• Điều hướng đến vị trí của dữ liệu. Nếu nó nằm trên một máy chủ, hãy cung cấp địa chỉ máy chủ.
• Trong cửa sổ tiếp theo, chọn Specify how and where you want to store the data in the current database. Chọn OK và làm theo các bước để nhập dữ liệu.

Bước 4: Thêm bảng khác

Mọi người sẽ muốn giữ các bản ghi khác nhau trong các database khác nhau. Điều này sẽ giúp giữ cho database hoạt động trơn tru.

Ví dụ: người dùng có thể có một bảng thông tin khách hàng và một bảng khác cho thông tin đặt hàng. Sau đó, có thể liên kết thông tin khách hàng vào bảng thông tin đơn hàng.

Trong phần Create của tab Home, hãy nhấp vào nút bảng. Một bảng mới sẽ xuất hiện trong cơ sở dữ liệu để nhập thông tin giống như cách đã làm cho bảng đầu tiên.

Thiết lập các liên kết bảng

Bước 1: Hiểu cách hoạt động của các khóa.

Mỗi bảng sẽ có một khóa chính duy nhất cho mỗi mục nhập. Theo mặc định, Access tạo một cột ID tăng số lượng cho mỗi mục nhập và được đặt làm khóa chính.

Các bảng cũng có thể có khóa ngoại, là những trường được liên kết với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu. Các trường được liên kết sẽ chứa cùng một dữ liệu. Sử dụng các liên kết giúp giữ cho dữ liệu nhất quán, hiệu quả và dễ đọc.

Ví dụ: trong bảng Đơn đặt hàng, có thể thêm trường ID khách hàng để theo dõi khách hàng đã đặt hàng sản phẩm nào. Người dùng có thể tạo liên kết cho trường đó với trường ID trong bảng Khách hàng của mình.

Bước 2: Bấm vào tab Database Tools.

Nhấp vào nút Relationship để mở ra một cửa sổ mới với tổng quan về tất cả các bảng trong database. Mỗi trường sẽ được liệt kê bên dưới tên bảng của nó.

Người dùng sẽ cần phải tạo trường cho khóa ngoại trước khi tạo liên kết. Ví dụ: nếu muốn sử dụng ID Khách hàng trên bảng Đơn hàng, hãy tạo một trường trong bảng Đơn hàng có tên Khách hàng và để trống. Đảm bảo rằng nó có cùng định dạng với trường đang liên kết.

Bước 3: Kéo trường muốn sử dụng làm khóa ngoại.

Thả vào trường mà đã tạo cho khóa ngoại. Nhấp vào Create trong cửa sổ xuất hiện để đặt mối quan hệ cho các trường. Một dòng sẽ xuất hiện giữa hai bảng, nối các trường.

Chọn hộp Enforce Referential Intergrity khi tạo mối quan hệ. Thao tác này sẽ giúp ích khi dữ liệu thay đổi trong một trường thì trường kia sẽ tự động được cập nhật, đảm bảo data luôn chính xác.

Thực hiện truy vấn query

Hiểu vai trò của query

Truy vấn query là các hành động cho phép nhanh chóng xem, thêm và chỉnh sửa dữ liệu trong database của mình. Có rất nhiều loại truy vấn, từ tra cứu đơn giản đến tạo bảng mới dựa trên dữ liệu hiện có. Truy vấn là công cụ thiết yếu để xây dựng báo cáo.

Truy vấn được chia thành hai loại chính: Select và Action. Select sẽ lấy dữ liệu từ các bảng và có thể thực hiện các phép tính. Action có thể thêm, sửa và xóa dữ liệu khỏi bảng.

Sử dụng Query Wizard để tạo một Select query cơ bản

Nếu muốn tạo một truy vấn Select cơ bản, hãy sử dụng Query Wizard để hướng dẫn người dùng qua các bước. Mọi người có thể chọn Query Wizard từ tab Create. Thao tác này sẽ cho phép xem các trường cụ thể từ một bảng.

Tạo Select Query với Criteria

Mở công cụ Query Design. Mọi người có thể sử dụng các tiêu chí để thu hẹp Select Query của mình và chỉ hiển thị thông tin cần thiết. Để bắt đầu, hãy nhấp vào tab Create và chọn Query Design.

Chọn bảng và Show Table sẽ mở ra. Bấm đúp vào bảng muốn chạy truy vấn, sau đó nhấn Close.

Thêm các trường được truy xuất. Bấm đúp vào từng trường trong bảng muốn thêm vào truy vấn. Các trường sẽ được thêm vào lưới Design.

Thêm Citieria, chẳng hạn như văn bản hoặc hàm. Ví dụ: nếu chỉ muốn hiển thị giá cao hơn $50 từ trường "Giá cả", hãy sẽ nhập >= 50 vào Criteria. Mọi người có thể sử dụng nhiều Criterria cho mỗi truy vấn.

Nhấp vào Run trên tab Design để xem kết quả. Kết quả truy vấn sẽ được hiển thị trong cửa sổ. Cuối cùng, nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu truy vấn.